PRIVACYBELEID – DE ITALIAANSE

ACADEMIE (The Academy srl)

Informatiebericht overeenkomstig artikel 13 van EU-verordening nr. 2016/679 (AVG)

Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen wanneer u onze website bezoekt, zich inschrijft voor onze taalcursussen of zich aanmeldt voor ons International Foundation Year (FY)-programma.

1. GEGEVENSBEHEERDER

De gegevensbeheerder is De Academie Srl, met statutaire zetel in Via San Giovanni alle Catacombe nr. 7, 96100 Syracuse (SR), Italië. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen met de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking via: privacy@theitalianacademy.com.

2. TOEPASSINGSGEBIED VAN DIT BELEID EN DE VERZAMELDE GEGEVENS

Afhankelijk van de diensten die u aanvraagt, verzamelen we verschillende soorten gegevens:

A. Algemene taalcursussen en standaardgebruikers

• Persoonlijke informatie: Naam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, nationaliteit, geboortedatum.

B. Aanvragers en studenten van het International Foundation Year (IFY) Vanwege de academische en administratieve vereisten van het eerstejaarsprogramma verwerken we aanvullende documentatie via onze beveiligde aanmeldingsportalen:

• Academische en identiteitsgegevens: Kopie van paspoort, middelbareschooldiploma (inclusief CIMEA-vergelijkingsverklaring, indien van toepassing), cijferlijsten, Engelse taalcertificaten (bijv. IELTS), leeftijd en geslacht.
• Financiële data: Betalingen voor inschrijfgeld en lesgeld worden uitsluitend verwerkt via gecertificeerde, wereldwijde betalingsgateways van derden. De Italiaanse Academie niet Het is niet toegestaan ​​om gevoelige creditcard- of bankgegevens op haar servers op te slaan, te verwerken of te bewaren.
• Bijzondere categorieën gegevens (artikel 9 AVG): Wij verzamelen niet systematisch gevoelige gegevens. Indien een student echter expliciet om "leerondersteuning" verzoekt vanwege specifieke gezondheidsproblemen of beperkingen, zullen dergelijke medische gegevens uitsluitend met de uitdrukkelijke toestemming van de student worden verwerkt, en alleen om de noodzakelijke academische ondersteuning te bieden.

3. DOELEN EN JURIDISCHE GRONDSLAG VAN DE VERWERKING

Uw gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

1. Levering van diensten en precontractuele maatregelen (artikel 6.1.b AVG): Het beoordelen van IFY-aanvragen, het beheren van inschrijvingen, het verzorgen van onderwijs en het regelen van huisvesting.
2. Wettelijke verplichtingen (Art. 6.1.c AVG): Om te voldoen aan de Italiaanse wetgeving op het gebied van bestuur, belastingen en openbare veiligheid.
3. Marketing- en promotieactiviteiten (Art. 6.1.a AVG): Wij sturen u alleen nieuwsbrieven, updates en promotiemateriaal als u daar expliciet toestemming voor geeft. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor uw academische inschrijving.

4. SPECIALE BEPALINGEN VOOR STUDENTEN IN HET VOORBEREIDINGSJAAR (GEGEVENS DELEN)

Om volledige naleving van de strenge procedures van het Italiaanse hoger onderwijs te garanderen, zijn IFY-studentgegevens onderworpen aan specifieke protocollen voor gegevensdeling:

• Partneruniversiteiten (onafhankelijke gegevensverwerkers): Na een succesvolle voorselectie van uw aanvraag door de Italiaanse Academie, worden uw academische en persoonlijke gegevens gedeeld met de relevante partneruniversiteit die u als student hebt gekozen. De partneruniversiteit verwerkt uw gegevens als een Onafhankelijke gegevensbeheerder ten behoeve van de definitieve academische validatie en de afgifte van het diploma Brief van geschiktheid.
• Immigratie- en overheidsportalen: Immigratieprocedures en officiële portaalregistraties (inclusief de Universitair Het aanvragen van visa via het portaal en de ambassade blijft de volledige en onafhankelijke verantwoordelijkheid van de student. De Italiaanse Academie biedt advies, maar treedt niet op als tussenpersoon op overheidsplatformen.
• Huisvesting en lokale regelgeving: Gegevens die nodig zijn voor huisvesting en naleving van lokale wetgeving (bijv. politieregistratie volgens de Italiaanse TULPS-wet) zullen worden geraadpleegd door onze afdelingen Studentenzaken en Huisvesting, en gedeeld met lokale autoriteiten. Uitsluitend na bevestiging van de inschrijving.

5. BESCHERMING VAN MINDERJARIGEN

De Italiaanse Academie hanteert strenge maatregelen ter bescherming van minderjarigen. Voor kandidaten die op het moment van aanmelding jonger zijn dan 18 jaar (maar 18 worden vóór het einde van het programma), is voor de verwerking van gegevens en de formalisering van de inschrijving de verplichte indiening van een door een ouder of wettelijke voogd ondertekend formulier vereist.

6. GEGEVENSBEVEILIGING EN IT-ARCHITECTUUR

We implementeren robuuste technische en organisatorische maatregelen (Privacy by Design en Privacy by Default) om uw gegevens te beveiligen:

• Scheiding van gegevens (op rollen gebaseerde toegangscontrole): Gevoelige documenten (zoals paspoorten en academische cijferlijsten) worden veilig opgeslagen op onze versleutelde bedrijfscloudservers (Google Workspace) en zijn alleen toegankelijk voor bevoegd personeel.
• Educatieve platforms: Voor het dagelijkse academische beheer maken we gebruik van specifieke onderwijsplatformen (ScuolaSemplice voor aanwezigheid/beoordeling en SA Learn/Google Classroom voor studiemateriaal). Om dataminimalisatie te waarborgen, worden alleen essentiële identificatiegegevens (naam, achternaam en studierichting) naar deze platforms overgedragen.

7. BEVOEGDE PERSONEN EN FUNCTIONARIS GEGEVENSBESCHERMING (FG)

Bevoegde personen (Incaricati del Trattamento):

Uw persoonlijke en academische gegevens worden uitsluitend verwerkt door interne medewerkers en aangewezen personeelsleden van De Italiaanse Academie die formeel gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken (bevoegde personen). Deze personen werken strikt onder het directe gezag en de gedocumenteerde instructies van de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. Al het bevoegde personeel is gebonden aan strenge geheimhoudingsverplichtingen, werkt volgens het principe van minimale bevoegdheden (op rollen gebaseerde toegangscontrole) en volgt verplichte, doorlopende training over de AVG-naleving en protocollen voor gegevensbeveiliging.

Functionaris Gegevensbescherming (DPO):

In overeenstemming met artikel 37 van de AVG, en rekening houdend met de aard, omvang, context en doeleinden van onze internationale onderwijsactiviteiten, waaronder de systematische verwerking van specifieke gegevenscategorieën (bijv. medische dossiers voor leerondersteuning) om gelijke toegang tot onderwijs te garanderen, heeft De Italiaanse Academie officieel een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG ziet toe op onze interne naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming, adviseert over privacy-effectbeoordelingen en fungeert als officieel aanspreekpunt voor betrokkenen en toezichthoudende autoriteiten. Voor specifieke vragen over de bescherming van uw gegevens kunt u rechtstreeks contact opnemen met de FG via: dpo@theitalianacademy.com.

8. DATARETENTIE

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, inclusief wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen. Studentengegevens worden specifiek bewaard gedurende de inschrijvingsperiode en maximaal 10 jaar daarna, zoals voorgeschreven door de Italiaanse burgerlijke en fiscale wetgeving. Gegevens die voor marketingdoeleinden zijn verzameld, worden verwijderd na 36 maanden inactiviteit of wanneer u zich hiervoor afmeldt.

9. RECHTEN VAN DE BETROKKENE

Op grond van artikel 15-22 van de AVG heeft u te allen tijde het recht om:

• Verzoek om inzage in en een kopie van uw persoonsgegevens;
• Verzoek om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens;
• Verzoek om beperking van de verwerking;
• Bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens (met name voor direct marketing);
• Maak gebruik van het recht op gegevensoverdracht;
• U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van toestemming heeft plaatsgevonden;
• Dien een klacht in bij de Italiaanse Autoriteit voor Gegevensbescherming (Garant voor de bescherming van persoonsgegevens).

Om deze rechten uit te oefenen, dient u een schriftelijk verzoek in te dienen bij privacy@theitalianacademy.com.