PERSONVERNERKLÆRING – THE ITALIAN

AKADEMIET (Akademiet srl)

Informasjonsmelding i henhold til artikkel 13 i EU-forordning nr. 2016/679 (GDPR)

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, utleverer og beskytter din personlige informasjon når du besøker nettstedet vårt, melder deg på språkkursene våre eller søker på vårt internasjonale Foundation Year-program (FY).

1. DATABEHANDLER

Den behandlingsansvarlige er Akademiet Srl, med registrert kontoradresse i Via San Giovanni alle Catacombe n. 7, 96100 Syracuse (SR), Italia. For eventuelle personvernrelaterte henvendelser kan den behandlingsansvarlige kontaktes på: privacy@theitilianacademy.com.

2. OMFANGET AV DENNE POLICYEN OG INNSAMLEDE DATA

Avhengig av hvilke tjenester du ber om, samler vi inn ulike typer data:

A. Generelle språkkurs og standardbrukere

• Personlig informasjon: Navn, etternavn, e-postadresse, telefonnummer, nasjonalitet, fødselsdato.

B. Søkere og studenter til det internasjonale stiftelsesåret (IFY) På grunn av de akademiske og administrative kravene til FY-programmet, behandler vi ytterligere dokumentasjon via våre sikre søknadsportaler:

• Akademiske og identitetsdata: Kopi av pass, vitnemål fra videregående skole (inkludert CIMEA Statement of Comparability, hvis aktuelt), akademiske karakterutskrifter, engelskspråklige sertifikater (f.eks. IELTS), alder og kjønn.
• Økonomiske data: Betalinger for søknadsavgifter og skolepenger behandles utelukkende via sertifiserte tredjeparts globale betalingsportaler. Det italienske akademiet ikke lagre, behandle eller oppbevare sensitiv kredittkort- eller bankinformasjon på sine servere.
• Spesielle datakategorier (art. 9 GDPR): Vi samler ikke systematisk inn sensitive data. Dersom en student eksplisitt ber om «læringstilrettelegging» på grunn av spesifikke helsetilstander eller funksjonsnedsettelser, vil slike medisinske data bli behandlet utelukkende etter studentens uttrykkelige samtykke, og utelukkende for å gi nødvendig akademisk støtte.

3. FORMÅL OG RETTSLIV FOR BEHANDLINGEN

Dine data behandles for følgende formål:

1. Tjenestelevering og tiltak før kontraktsinngåelse (art. 6.1.b GDPR): Å evaluere IFY-søknader, administrere påmelding, tilby akademisk undervisning og organisere bolig.
2. Juridiske forpliktelser (Art. 6.1.c GDPR): For å overholde italienske administrative, skattemessige og offentlige sikkerhetslover.
3. Markedsførings- og salgsfremmende aktiviteter (art. 6.1.a GDPR): Kun med ditt uttrykkelige, påloggede samtykke, for å sende deg nyhetsbrev, oppdateringer og reklamemateriell. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket uten at det påvirker din akademiske registrering.

4. SPESIELLE BESTEMMELSER FOR STUDENTER I GRUNNÅRET (DATADELING)

For å sikre full overholdelse av de strenge prosedyrene i det italienske høyere utdanningssystemet, er IFY-studentdata underlagt spesifikke delingsprotokoller:

• Partneruniversiteter (uavhengige databehandlere): Etter at søknaden din har blitt forhåndsgodkjent av Det italienske akademi, vil dine akademiske og personlige data bli delt med det relevante partneruniversitetet som studenten har valgt. Partneruniversitetet vil behandle dataene dine som en Uavhengig databehandler med det formål å oppnå endelig akademisk validering og utstedelse av Kvalifiseringsbrev.
• Immigrasjon og offentlige portaler: Innvandringsprosedyrer og registreringer på offisielle portaler (inkludert Universitetet portal og søknader om visum til ambassaden) forblir studentens ene og uavhengige ansvar. Det italienske akademiet tilbyr rådgivende støtte, men fungerer ikke som mellomledd på statlige plattformer.
• Bolig og lokal samsvar: Data som kreves for bolig og samsvar med lokale lover (f.eks. politiregistrering i henhold til den italienske TULPS-loven) vil bli tilgjengelig for våre avdelinger for studentanliggender og bolig, og deles med lokale myndigheter. kun ved bekreftet påmelding.

5. BESKYTTELSE AV MINDREÅRIGE

Det italienske akademiet anvender strenge tiltak for å beskytte mindreårige. For kandidater som er under 18 år på søknadstidspunktet (men som fyller 18 år før programmets slutt), krever behandling av data og formalisering av registreringen obligatorisk innsending av et skjema for tildeling av verge, behørig signert av en forelder eller verge.

6. DATASIKKERHET OG IT-ARKITEKTUR

Vi implementerer robuste tekniske og organisatoriske tiltak (Privacy by Design og by Default) for å sikre dataene dine:

• Segregering av data (rollebasert tilgangskontroll): Sensitive dokumenter (som pass og akademiske vitnemål) lagres sikkert på våre krypterte bedriftsskyservere (Google Workspace) og er kun tilgjengelige for autorisert personell.
• Utdanningsplattformer: For daglig akademisk ledelse bruker vi dedikerte utdanningsplattformer (ScuolaSemplice for oppmøte/karaktersetting og SA Learn/Google Classroom for studiemateriell). For å håndheve dataminimering overføres kun viktige identifikasjonsdata (navn, etternavn og akademisk retning) til disse plattformene.

7. AUTORISERTE PERSONER OG DATABESKYTTELSESANSVARLIG (DPO)

Autoriserte personer (Incaricati del Trattamento):

Dine personopplysninger og akademiske data behandles utelukkende av interne ansatte og utpekte ansatte ved Det italienske akademiet som formelt er autorisert til å behandle personopplysninger (autoriserte personer). Disse personene opererer strengt under direkte myndighet og dokumenterte instruksjoner fra den behandlingsansvarlige. Alt autorisert personell er bundet av strenge taushetserklæringer, opererer under prinsippet om minste privilegium (rollebasert tilgangskontroll) og gjennomgår obligatorisk, kontinuerlig opplæring i samsvar med GDPR og datasikkerhetsprotokoller.

Databeskyttelsesansvarlig (DPO):

I samsvar med artikkel 37 i GDPR, og med tanke på arten, omfanget, konteksten og formålene med våre internasjonale utdanningsaktiviteter, som kan omfatte systematisk behandling av spesifikke datakategorier (f.eks. helsejournaler for læringstilrettelegging) for å sikre lik tilgang til utdanning, har Det italienske akademiet offisielt utnevnt en personvernombud (DPO). Personvernombudet overvåker vår interne overholdelse av personvernlover, gir råd om konsekvensutredninger for personvern og fungerer som offisielt kontaktpunkt for registrerte og tilsynsmyndigheter. For spesifikke spørsmål angående beskyttelse av dine data, kan personvernombudet kontaktes direkte på: dpo@theitalianacademy.com.

8. DATA RETENSJON

Vi oppbevarer kun dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for, inkludert juridiske, regnskapsmessige eller rapporteringsmessige krav. Mer spesifikt vil studentjournaler bli oppbevart så lenge studiene varer og i maksimalt 10 år deretter, som pålagt av italiensk sivilrett og skattelovgivning. Data som samles inn for markedsføringsformål vil bli slettet etter 36 måneders inaktivitet eller når du reserverer deg mot dette.

9. RETTIGHETER FOR DEN REGISTERTE

I henhold til artikkel 15–22 i GDPR har du når som helst rett til å:

• Be om tilgang til og en kopi av dine personopplysninger;
• Be om retting eller sletting av dine personopplysninger;
• Be om begrensning av behandling;
• Protestere mot behandlingen av dine data (spesielt for direkte markedsføring);
• Utøve retten til dataportabilitet;
• Trekke tilbake samtykket ditt når som helst, uten at det påvirker lovligheten av behandling basert på samtykke før tilbaketrekkingen;
• Send inn en klage til den italienske databeskyttelsesmyndigheten (Garanti for beskyttelse av personopplysninger).

For å utøve disse rettighetene, vennligst send en skriftlig forespørsel til privacy@theitilianacademy.com.