POLITYKA PRYWATNOŚCI – THE ITALIAN

AKADEMIA (Akademia srl)

Informacja zgodnie z art. 13 Rozporządzenia UE nr 2016/679 (RODO)

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy, ujawniamy i chronimy Twoje dane osobowe, gdy odwiedzasz naszą witrynę internetową, zapisujesz się na nasze kursy językowe lub aplikujesz do naszego programu Międzynarodowego Roku Fundacji (FY).

1. ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych jest Akademia Srlz siedzibą przy Via San Giovanni alle Catacombe n. 7, 96100 Syrakuzy (SR), Włochy. W przypadku pytań dotyczących prywatności można skontaktować się z Administratorem Danych pod adresem: privacy@theitalianacademy.com.

2. ZAKRES NINIEJSZEJ POLITYKI I GROMADZONE DANE

W zależności od tego, jakich usług żądasz, zbieramy różne rodzaje danych:

A. Kursy językowe ogólne i użytkownicy standardowi

• Informacje osobiste: Imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, obywatelstwo, data urodzenia.

B. Kandydaci i studenci Międzynarodowego Roku Fundacyjnego (IFY) Ze względu na wymogi akademickie i administracyjne programu FY, dodatkową dokumentację przetwarzamy za pośrednictwem naszych bezpiecznych portali aplikacyjnych:

• Dane akademickie i tożsamościowe: Kopia paszportu, dyplom ukończenia szkoły średniej (wraz z oświadczeniem CIMEA Statement of Comparability, jeśli dotyczy), transkrypty ocen, certyfikaty języka angielskiego (np. IELTS), wiek i płeć.
• Dane finansowe: Płatności za opłaty rekrutacyjne i czesne są przetwarzane wyłącznie za pośrednictwem certyfikowanych, zewnętrznych, globalnych bramek płatniczych. Włoska Akademia nie przechowywać, przetwarzać ani zachowywać na swoich serwerach żadnych poufnych informacji o kartach kredytowych lub bankowości.
• Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO): Nie gromadzimy systematycznie danych wrażliwych. Jeśli jednak student wyraźnie poprosi o „Udogodnienia w nauce” ze względu na szczególne schorzenia lub niepełnosprawność, takie dane medyczne będą przetwarzane wyłącznie za wyraźną zgodą studenta, wyłącznie w celu zapewnienia niezbędnego wsparcia akademickiego.

3. CELE I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA

Twoje dane przetwarzane są w następujących celach:

1. Świadczenie usług i środki przedumowne (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Aby ocenić wnioski IFY, zarządzać rekrutacją, zapewnić zajęcia dydaktyczne i zorganizować zakwaterowanie.
2. Obowiązki prawne (art. 6.1.c RODO): Aby przestrzegać włoskich przepisów administracyjnych, podatkowych i dotyczących bezpieczeństwa publicznego.
3. Działania marketingowe i promocyjne (art. 6.1.a RODO): Tylko za Twoją wyraźną zgodą na wysyłanie Ci newsletterów, aktualizacji i materiałów promocyjnych. Możesz odwołać tę zgodę w dowolnym momencie bez wpływu na Twój zapis na studia.

4. POSTANOWIENIA SZCZEGÓLNE DLA STUDENTÓW ROKU PIERWSZEGO (UDOSTĘPNIANIE DANYCH)

Aby zapewnić pełną zgodność z rygorystycznymi procedurami włoskiego systemu szkolnictwa wyższego, dane studentów IFY podlegają określonym protokołom udostępniania:

• Uczelnie partnerskie (niezależni administratorzy danych): Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku przez Akademię Włoską, Twoje dane naukowe i osobowe zostaną udostępnione odpowiedniej uczelni partnerskiej wybranej przez studenta. Uczelnia partnerska będzie przetwarzać Twoje dane w ramach Niezależny Administrator Danych w celu ostatecznego zatwierdzenia akademickiego i wydania List kwalifikowalności.
• Portale imigracyjne i rządowe: Procedury imigracyjne i rejestracje w portalach urzędowych (w tym Uniwersytecki Wnioski wizowe (portal i ambasada) pozostają wyłączną i niezależną odpowiedzialnością studenta. Włoska Akademia zapewnia wsparcie doradcze, ale nie pośredniczy w kontaktach na platformach rządowych.
• Mieszkalnictwo i zgodność z przepisami lokalnymi: Dane wymagane do celów zakwaterowania i zgodności z lokalnymi przepisami (np. rejestracja policyjna zgodnie z włoską ustawą TULPS) będą dostępne dla naszych działów ds. studenckich i zakwaterowania oraz udostępniane władzom lokalnym, wyłącznie po potwierdzeniu zapisu.

5. OCHRONA NIELETNICH

Włoska Akademia stosuje surowe środki ochrony osób niepełnoletnich. W przypadku kandydatów, którzy nie ukończyli 18 lat w momencie składania wniosku (ale ukończą 18 lat przed zakończeniem programu), przetwarzanie danych i sformalizowanie zgłoszenia wymaga obowiązkowego złożenia Formularza Przydzielenia Opiekuna Prawnego, należycie podpisanego przez rodzica lub opiekuna prawnego.

6. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH I ARCHITEKTURA IT

W celu zabezpieczenia Twoich danych stosujemy solidne środki techniczne i organizacyjne (ochrona prywatności w fazie projektowania i domyślna ochrona prywatności):

• Segregacja danych (kontrola dostępu oparta na rolach): Poufne dokumenty (np. paszporty i transkrypty akademickie) są bezpiecznie przechowywane na naszych szyfrowanych serwerach firmowych w chmurze (Google Workspace) i dostęp do nich mają wyłącznie upoważnieni pracownicy.
• Platformy edukacyjne: Do codziennego zarządzania edukacją wykorzystujemy dedykowane platformy edukacyjne (ScuolaSemplice do sprawdzania obecności/ocen i SA Learn/Google Classroom (np. w przypadku materiałów do nauki). Aby zminimalizować ilość danych, na te platformy przesyłane są tylko niezbędne dane identyfikacyjne (imię, nazwisko i kierunek studiów).

7. OSOBY UPOWAŻNIONE I INSPEKTOR OCHRONY DANYCH (IOD)

Osoby upoważnione (Incaricati del Trattamento):

Twoje dane osobowe i akademickie są przetwarzane wyłącznie przez pracowników wewnętrznych i wyznaczonych członków personelu Akademii Włoskiej, którzy zostali formalnie upoważnieni do przetwarzania danych osobowych (Osoby Upoważnione). Osoby te działają ściśle pod bezpośrednim nadzorem i udokumentowanymi instrukcjami Administratora Danych. Wszyscy upoważnieni pracownicy są związani rygorystycznymi umowami o zachowaniu poufności, działają zgodnie z zasadą minimalnego poziomu uprawnień (Kontrola Dostępu Oparta na Rolach) i przechodzą obowiązkowe, ciągłe szkolenia w zakresie zgodności z RODO i protokołów bezpieczeństwa danych.

Inspektor ochrony danych (IOD):

Zgodnie z artykułem 37 RODO, biorąc pod uwagę charakter, zakres, kontekst i cele naszej międzynarodowej działalności edukacyjnej, która może obejmować systematyczne przetwarzanie określonych kategorii danych (np. dokumentacji medycznej w celu dostosowania oferty edukacyjnej) w celu zapewnienia równego dostępu do edukacji, Włoska Akademia oficjalnie powołała Inspektora Ochrony Danych (IOD). IOD monitoruje nasze wewnętrzne przestrzeganie przepisów o ochronie danych, doradza w zakresie ocen skutków dla prywatności i pełni funkcję oficjalnego punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, i organów nadzorczych. W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się bezpośrednio z IOD pod adresem: dpo@theitalianacademy.com.

8. PRZECHOWYWANIE DANYCH

Przechowujemy Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w tym wymogów prawnych, księgowych lub sprawozdawczych. W szczególności, dokumentacja studencka będzie przechowywana przez okres trwania nauki oraz maksymalnie 10 lat po jej zakończeniu, zgodnie z włoskim prawem cywilnym i podatkowym. Dane zebrane w celach marketingowych zostaną usunięte po 36 miesiącach braku aktywności lub po rezygnacji z ich przetwarzania.

9. PRAWA PODMIOTU DANYCH

Zgodnie z artykułami 15–22 RODO masz w każdej chwili prawo do:

• Żądanie dostępu do swoich danych osobowych i ich kopii;
• Żądanie sprostowania lub usunięcia Twoich danych osobowych;
• Żądanie ograniczenia przetwarzania;
• Sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych (w szczególności w celach marketingu bezpośredniego);
• Skorzystaj z prawa do przenoszenia danych;
• Cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
• Złóż skargę do włoskiego organu ochrony danych (Gwarant Ochrony Danych Osobowych).

Aby skorzystać z tych praw, prosimy o przesłanie pisemnego wniosku do: privacy@theitalianacademy.com.