POLITIKA ZASEBNOSTI – ITALIJAN

AKADEMIJA (The Academy srl)

Informativno obvestilo v skladu s 13. členom Uredbe EU št. 2016/679 (GDPR)

Ta politika zasebnosti pojasnjuje, kako zbiramo, uporabljamo, razkrivamo in varujemo vaše osebne podatke, ko obiščete našo spletno stran, se vpišete v naše jezikovne tečaje ali se prijavite v naš program Mednarodno leto ustanov (FY).

1. UPRAVLJALEC PODATKOV

Upravljavec podatkov je Akademija Srl, s sedežem na naslovu Via San Giovanni alle Catacombe št. 7, 96100 Syracuse (SR), Italija. Za vsa vprašanja v zvezi z zasebnostjo se lahko obrnete na upravljavca podatkov na naslovu: privacy@theitalianacademy.com.

2. OBSEG TE POLITIKE IN ZBRANE PODATKE

Glede na storitve, ki jih zahtevate, zbiramo različne vrste podatkov:

A. Splošni jezikovni tečaji in standardni uporabniki

• Osebni podatki: Ime, priimek, e-poštni naslov, telefonska številka, državljanstvo, datum rojstva.

B. Kandidati in študenti za mednarodno leto pripravništva (IFY) Zaradi akademskih in administrativnih zahtev programa FY obdelujemo dodatno dokumentacijo prek naših varnih prijavnih portalov:

• Akademski in identitetni podatki: Kopija potnega lista, spričevalo o srednji šoli (vključno z izjavo o primerljivosti CIMEA, če je primerno), akademski prepisi, potrdila o znanju angleščine (npr. IELTS), starost in spol.
• Finančni podatki: Plačila prijavnin in šolnine se obdelujejo izključno prek certificiranih globalnih plačilnih sistemov tretjih oseb. Italijanska akademija ne shranjevati, obdelovati ali hraniti kakršnih koli občutljivih podatkov o kreditnih karticah ali bančnih podatkih na svojih strežnikih.
• Posebne kategorije podatkov (9. člen GDPR): Občutljivih podatkov ne zbiramo sistematično. Če pa študent zaradi posebnih zdravstvenih stanj ali invalidnosti izrecno zahteva »prilagoditve učenja«, bodo takšni zdravstveni podatki obdelani izključno na podlagi študentovega izrecnega soglasja, izključno za zagotavljanje potrebne akademske podpore.

3. NAMENI IN PRAVNA PODLAGA OBDELAVE

Vaši podatki se obdelujejo za naslednje namene:

1. Zagotavljanje storitev in predpogodbeni ukrepi (člen 6.1.b GDPR): Za ocenjevanje prijav IFY, upravljanje vpisa, zagotavljanje akademskega pouka in organizacijo nastanitve.
2. Pravne obveznosti (člen 6.1.c GDPR): Za skladnost z italijanskimi upravnimi, davčnimi in javnovarnostnimi zakoni.
3. Trženjske in promocijske dejavnosti (člen 6.1.a GDPR): Samo na podlagi vašega izrecnega soglasja za pošiljanje glasil, posodobitev in promocijskega gradiva. To soglasje lahko kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na vaš vpis v akademski program.

4. POSEBNE DOLOČBE ZA ŠTUDENTE PRIPRAVNEGA LETNIKA (DELJEVANJE PODATKOV)

Za zagotovitev popolne skladnosti s strogimi postopki italijanskega visokošolskega sistema za podatke študentov IFY veljajo posebni protokoli za deljenje:

• Partnerske univerze (neodvisni upravljavci podatkov): Po uspešnem predhodnem pregledu vaše prijave s strani Italijanske akademije bodo vaši akademski in osebni podatki posredovani ustrezni partnerski univerzi, ki jo je izbral študent. Partnerska univerza bo vaše podatke obdelovala kot Neodvisni upravljavec podatkov za namene končne akademske potrditev in izdaje Pismo o upravičenosti.
• Priseljenski in vladni portali: Priseljenski postopki in registracije na uradnih portalih (vključno z Univerza portal in vloge za vizume veleposlaništva) ostajajo izključna in neodvisna odgovornost študenta. Italijanska akademija nudi svetovalno podporo, vendar ne deluje kot posrednik na vladnih platformah.
• Stanovanjska in lokalna skladnost: Podatki, potrebni za nastanitev in skladnost z lokalno zakonodajo (npr. policijska registracija v skladu z italijanskim zakonom TULPS), bodo dostopni našim oddelkom za študentske zadeve in stanovanjske zadeve ter bodo posredovani lokalnim oblastem. samo ob potrjeni prijavi.

5. ZAŠČITA MLADOLETNIKOV

Italijanska akademija uporablja stroge ukrepe za zaščito mladoletnikov. Za kandidate, ki so v času prijave mlajši od 18 let (vendar bodo dopolnili 18 let pred koncem programa), je za obdelavo podatkov in formalizacijo vpisa potrebna obvezna predložitev obrazca za dodelitev zakonitega skrbnika, ki ga podpiše starš ali zakoniti skrbnik.

6. VARNOST PODATKOV IN IT ARHITEKTURA

Za zaščito vaših podatkov izvajamo robustne tehnične in organizacijske ukrepe (vgrajena zasebnost in privzeta zasebnost):

• Ločevanje podatkov (nadzor dostopa na podlagi vlog): Občutljivi dokumenti (kot so potni listi in akademski prepisi) so varno shranjeni na naših šifriranih strežnikih v oblaku podjetja (Google Workspace) in so dostopni le pooblaščenemu osebju.
• Izobraževalne platforme: Za vsakodnevno akademsko upravljanje uporabljamo namenske izobraževalne platforme (ScuolaSemplice za prisotnost/ocenjevanje in SA Learn/Google Učilnica za študijska gradiva). Za zagotovitev minimizacije podatkov se na te platforme prenašajo le bistveni identifikatorski podatki (ime, priimek in akademska smer).

7. POOBLAŠČENE OSEBE IN POOBLAŠČENA OSEBA ZA VARSTVO PODATKOV (DPO)

Pooblaščene osebe (Incaricati del Trattamento):

Vaše osebne in akademske podatke obdelujejo izključno interni zaposleni in imenovani člani osebja Italijanske akademije, ki so bili formalno pooblaščeni za obdelavo osebnih podatkov (pooblaščene osebe). Ti posamezniki delujejo strogo pod neposrednim nadzorom in dokumentiranimi navodili upravljavca podatkov. Vse pooblaščeno osebje je vezano na stroge sporazume o zaupnosti, deluje po načelu najmanjših privilegijev (nadzor dostopa na podlagi vlog) in se udeležuje obveznega, stalnega usposabljanja o skladnosti z GDPR in protokolih za varnost podatkov.

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO):

V skladu s 37. členom GDPR in glede na naravo, obseg, kontekst in namene naših mednarodnih izobraževalnih dejavnosti, ki lahko vključujejo sistematično obdelavo določenih kategorij podatkov (npr. zdravstvenih kartotek za učne prilagoditve) za zagotovitev enakega dostopa do izobraževanja, je Italijanska akademija uradno imenovala pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DPO). DPO spremlja našo notranjo skladnost z zakoni o varstvu podatkov, svetuje glede ocen vpliva na zasebnost in deluje kot uradna kontaktna oseba za posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, in nadzorne organe. Za vsa posebna vprašanja v zvezi z varstvom vaših podatkov se lahko neposredno obrnete na DPO na naslovu: dpo@theitalianacademy.com.

8. ZADRŽEVANJE PODATKOV

Vaše osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namenov, za katere so bili zbrani, vključno s pravnimi, računovodskimi ali poročevalskimi zahtevami. Študentske evidence bomo hranili v času trajanja vpisa in največ 10 let po tem, kot to določa italijanska civilna in davčna zakonodaja. Podatki, zbrani za namene trženja, bodo izbrisani po 36 mesecih neaktivnosti ali po vaši odjavi.

9. PRAVICE POSAMEZNIKA PODATKOV

V skladu s členi 15–22 GDPR imate kadar koli pravico:

• Zahtevajte dostop do svojih osebnih podatkov in kopijo;
• Zahtevajte popravek ali izbris svojih osebnih podatkov;
• Zahtevajte omejitev obdelave;
• Ugovarjati obdelavi vaših podatkov (zlasti za neposredno trženje);
• Uveljavljajte pravico do prenosljivosti podatkov;
• Svojo privolitev lahko kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem;
• Vložite pritožbo pri italijanskem organu za varstvo podatkov (Porok za varstvo osebnih podatkov).

Za uveljavljanje teh pravic, prosimo, da pošljete pisno zahtevo na naslov privacy@theitalianacademy.com.