INTEGRITETSPOLICY – THE ITALIAN

ACADEMY (Akademin srl)

Informationsmeddelande enligt artikel 13 i EU-förordning nr 2016/679 (GDPR)

Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder, lämnar ut och skyddar dina personuppgifter när du besöker vår webbplats, registrerar dig i våra språkkurser eller ansöker till vårt International Foundation Year (FY)-program.

1. PERSONUPPGIFTER

Den personuppgiftsansvarige är Akademin Srl, med registrerat kontor på Via San Giovanni alle Catacombe n. 7, 96100 Syracuse (SR), Italien. För alla frågor gällande integritet kan den personuppgiftsansvarige kontaktas på: privacy@theitilianacademy.com.

2. OMFATTNING AV DENNA POLICY OCH INSAMLAD DATA

Beroende på vilka tjänster du begär samlar vi in ​​olika typer av data:

A. Allmänna språkkurser och standardanvändare

• Personlig information: Namn, efternamn, e-postadress, telefonnummer, nationalitet, födelsedatum.

B. Sökande och studenter till det internationella grundåret (IFY) På grund av de akademiska och administrativa kraven för FY-programmet behandlar vi ytterligare dokumentation via våra säkra ansökningsportaler:

• Akademiska och identitetsuppgifter: Kopia av pass, gymnasieexamen (inklusive CIMEA Statement of Comparability, om tillämpligt), akademiska avskrifter, engelskspråkiga certifikat (t.ex. IELTS), ålder och kön.
• Finansiella data: Betalningar för ansökningsavgifter och undervisning behandlas uteslutande via certifierade tredjeparts globala betalningsportaler. Italienska akademin inte lagra, bearbeta eller behålla känslig kreditkorts- eller bankinformation på sina servrar.
• Särskilda kategorier av uppgifter (artikel 9 GDPR): Vi samlar inte systematiskt in känsliga uppgifter. Om en student uttryckligen begär "inlärningsanpassningar" på grund av specifika hälsotillstånd eller funktionsnedsättningar, kommer sådana medicinska uppgifter att behandlas strikt efter studentens uttryckliga samtycke, uteslutande för att ge nödvändigt akademiskt stöd.

3. ÄNDAMÅL OCH RÄTTSLIG GRUND FÖR BEHANDLINGEN

Dina uppgifter behandlas för följande ändamål:

1. Tjänsteleverans och åtgärder före kontrakt (artikel 6.1.b GDPR): Att utvärdera IFY-ansökningar, hantera registrering, tillhandahålla akademisk undervisning och organisera boende.
2. Rättsliga skyldigheter (artikel 6.1.c GDPR): För att följa italienska administrativa, skatte- och säkerhetslagar.
3. Marknadsförings- och reklamaktiviteter (artikel 6.1.a GDPR): Endast med ditt uttryckliga samtycke, att skicka dig nyhetsbrev, uppdateringar och reklammaterial. Du kan återkalla detta samtycke när som helst utan att det påverkar din akademiska registrering.

4. SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR GRUNDÅRSSTUDENTER (DATADELNING)

För att säkerställa fullständig efterlevnad av de rigorösa förfarandena inom det italienska högre utbildningssystemet omfattas IFY:s studentdata av specifika delningsprotokoll:

• Partneruniversitet (oberoende personuppgiftsansvariga): Efter att din ansökan har granskats av Italienska Akademin kommer dina akademiska och personuppgifter att delas med det relevanta partneruniversitet som studenten valt. Partneruniversitetet kommer att behandla dina uppgifter som en Oberoende personuppgiftsansvarig för slutlig akademisk validering och utfärdande av Behörighetsbrev.
• Immigration och myndighetsportaler: Immigrationsförfaranden och officiella portalregistreringar (inklusive Universitetet portal och visumansökningar till ambassaden) förblir studentens enda och oberoende ansvar. Italienska akademin tillhandahåller rådgivande stöd men agerar inte som mellanhand på statliga plattformar.
• Bostads- och lokal efterlevnad: Uppgifter som krävs för boende och efterlevnad av lokala lagar (t.ex. polisregistrering enligt den italienska TULPS-lagen) kommer att åtkommas av våra studentfrågor och bostadsavdelningar och delas med lokala myndigheter. endast vid bekräftad anmälan.

5. SKYDD AV MINDERÅRIGA

Italienska akademin tillämpar strikta åtgärder för att skydda minderåriga. För kandidater som är under 18 år vid ansökningstillfället (men som kommer att fylla 18 år före programmets slut) kräver behandling av uppgifter och formalisering av registreringen obligatorisk inlämning av ett formulär för tilldelning av vårdnadshavare, vederbörligen undertecknat av en förälder eller vårdnadshavare.

6. DATASÄKERHET OCH IT-ARKITEKTUR

Vi implementerar robusta tekniska och organisatoriska åtgärder (Privacy by Design och by Default) för att säkra dina uppgifter:

• Segregering av data (rollbaserad åtkomstkontroll): Känsliga dokument (som pass och akademiska betyg) lagras säkert på våra krypterade företagsmolnservrar (Google Workspace) och är endast tillgängliga för behörig personal.
• Utbildningsplattformar: För den dagliga akademiska ledningen använder vi dedikerade utbildningsplattformar (ScuolaSemplice för närvaro/betygsättning och SA Learn/Google Classroom för studiematerial). För att upprätthålla dataminimering överförs endast viktiga identifierande uppgifter (förnamn, efternamn och akademisk inriktning) till dessa plattformar.

7. AUKTORISERADE PERSONER OCH DATASKYDDSOMBUD (DPO)

Auktoriserade personer (Incaricati del Trattamento):

Dina personuppgifter och akademiska uppgifter behandlas uteslutande av interna anställda och utsedda personalmedlemmar vid Italienska akademin som formellt har behörighet att behandla personuppgifter (Auktoriserade personer). Dessa individer arbetar strikt under direkt auktoritet och dokumenterade instruktioner från den personuppgiftsansvarige. All behörig personal är bundna av strikta sekretessavtal, arbetar enligt principen om minsta möjliga privilegium (rollbaserad åtkomstkontroll) och genomgår obligatorisk, kontinuerlig utbildning i GDPR-efterlevnad och datasäkerhetsprotokoll.

Dataskyddsombud (DPO):

I enlighet med artikel 37 i GDPR, och med hänsyn till arten, omfattningen, sammanhanget och syftena med vår internationella utbildningsverksamhet, vilken kan innefatta systematisk behandling av specifika datakategorier (t.ex. hälsojournaler för utbildningsanpassningar) för att säkerställa lika tillgång till utbildning, har Italienska akademin officiellt utsett en dataskyddsombud (DPO). Dataskyddsombudet övervakar vår interna efterlevnad av dataskyddslagar, ger råd om konsekvensbedömningar för integritetsskydd och fungerar som officiell kontaktpunkt för registrerade och tillsynsmyndigheter. För specifika frågor angående skyddet av dina uppgifter kan dataskyddsombudet kontaktas direkt på: dpo@theitilianacademy.com.

8. DATARETENTION

Vi lagrar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de syften för vilka de samlades in, inklusive juridiska, redovisnings- eller rapporteringskrav. Mer specifikt kommer studentuppgifter att lagras under hela registreringsperioden och i högst 10 år därefter, i enlighet med italiensk civilrätt och skatterätt. Uppgifter som samlas in för marknadsföringsändamål kommer att raderas efter 36 månaders inaktivitet eller när du avanmäler dig.

9. RÄTTIGHETER FÖR DEN REGISTRERADE

Enligt artiklarna 15–22 i GDPR har du när som helst rätt att:

• Begära tillgång till och en kopia av dina personuppgifter;
• Begära rättelse eller radering av dina personuppgifter;
• Begära begränsning av behandling;
• Invända mot behandlingen av dina uppgifter (särskilt för direktmarknadsföring);
• Utöva rätten till dataportabilitet;
• Återkalla ditt samtycke när som helst, utan att det påverkar lagligheten av behandling baserad på samtycket före dess återkallelse;
• Lämna in ett klagomål till den italienska dataskyddsmyndigheten (Garant för skydd av personuppgifter).

För att utöva dessa rättigheter, vänligen skicka en skriftlig begäran till privacy@theitilianacademy.com.